内部质量审核 (简称内审) , 是"二合一"评审准则中的一项重要内容, 是衡量实验室质量体系有效运作的重要手段, 是促进质量体系采取纠正措施、自我完善的重要机制,因此做好实验室内部质量审核, 对保证实验室质量体系的有效性将发挥重要的作用。
然而,由于内部质量审核涉及与实验室质量体系运行有关的126个要素及相关场所和部门,覆盖面比较广, 要获得好的内审效果并不是一件容易的事。因此, 实验室要做好内部质量体系审核工作,应注意以下几个方面的问题。
1、认真做好内审员的再培训
实验室内审员在内审前的再培训工作非常重要。内审员可通过组织培训和自我学习的形式对审核所使用的评审准则、标准、质量体系文件等内容熟悉掌握, 做到心中有数。
因为这些准则、标准、质量体系文件既是进行内部质量审核的依据和判定标准, 也是内审员在审核前必须了解和掌握的, 如果内审人员对此不熟悉, 就不能有效地实施内部质量审核, 找不出检测工作中存在的问题。因此, 在进行内审前, 内审人员一定要根据每次内审的目的、范围、要求对所用的评审准则、质量体系文件认真学习领会、掌握, 特别是对重点审核的问题应重点把握。
2、做好内审前的策划准备工作
在实施内部质量审核前, 做好内审前的策划准备工作十分重要, 是保证成功内审的基础,策划应充分考虑组织的特点, 如组织机构、检测过程和内审员情况等。通过精心策划, 形成年度内审计划。在审核计划中应明确:审核范围、审核依据、审核频度、审核人员组成、审核资源保证、审核时间等。
在具体到实施每一次内部审核时, 还应按年度内审计划安排和内审程序规定, 详细编制内审计划。一般来说, 内审前的准备工作包括:组建内审组, 选定内审组长, 编制内审检查表, 设计内审记录表格, 提出纠正措施要求表 (即不合格项报告) , 通知被审核部门负责人以及质量文件的审核等。
3、编制内审检查表
编制内审检查表是实施内审前的重点准备工作, 内审表编制的好与不好, 将直接影响内审工作的成功与否, 因此检查表的编制一定要精心设计, 把要内审的内容尽可能考虑进去。检查表一般由内审员根据分配的审核任务进行准备,也可由对内审工作比较熟悉的内审人员统一编制。检查表的内容一般包括:检查依据、检查内容、检查记录、检查时间、受审核部门、审核员、审核组长等。
检查表的格式可以参照计量认证/审查认可 (验收) 评审表的格式, 将126个要素改成提问表来做, 还可以在此基础上进一步细化。对已进行过内审的实验室来说, 编制检查表, 就要抓住重点进行抽样检查。检查表可以按部门要素编制, 也可以按检测过程编制, 具体按那种方法编制, 实验室可根据自身情况来选择。真正的检查表应具有可操作性。检查表设计好以后, 要经过内审组讨论, 最后由组长批准, 这样在内审时就比较稳妥、充分。
4、有效实施审核
审核应按照实验室内部审核实施计划进行。以首次会议开始现场审核。内审员根据设计好的检查表, 运用各种审核方法和技巧, 收集客观证据,得出审核发现,进行分析判断,开具不合格项报告。内审一定要全面, 且客观、公正, 不能单纯只为了发现不合格项。内审员对审核中发现的不合格项应认真核对, 并且在审核范围内提出。此外, 还应严格把握不合格的性质, 对检测质量影响不严重、且易于纠正的情况, 内审员可把它开在一般不合格 (即基本符合项) 上, 以突出对影响检测质量的重点审核。
5、客观编写内审报告
现场审核结束后, 一般由审核组长编写内部审核报告, 内容包括:审核目的、范围、依据、内审组成员、受审核部门、质量体系运行情况评价、存在的主要问题分析、纠正、预防和改进措施的提出, 确认和分层分步实施的要求等。审核报告应在审核组成员认真讨论并与受审核部门沟通 (不符合方面) 后形成。审核结论很重要, 审核组应依据审核证据, 对照审核准则, 对组织的质量体系运行的有效性作出客观的实事求是的评价, 对成功的方面给予肯定, 对存在问题的方面提出改进的方向。
6、跟踪验证
内审员应负责对审核后的区域、过程的实施及纠正情况进行跟踪验证, 并在紧接着的下一次审核时, 对措施的实施情况及效果进行复查评价, 写入报告, 实现审核闭环管理, 以推动连续的质量改进。在任何组织中, 从审核得到的真正益处最终均来自"自身"的审核。
一般来说, 实验室开展内部质量审核, 目的是为了找出自身存在的问题和不足, 并进行纠正、控制和预防, 不断提高实验室质量管理水平。因此, 内审员不但要对责任部门实施纠正措施的情况进行跟踪检查, 还要验证其有效性。如果无效或达不到要求,应要求责任部门按质量文件"不合格工作纠正与控制和预防措施程序"重新启动, 直至达到有效为止。